Pembekalan UPT

A.      Tata Cara Peminjaman Perpustakaan Stikom Surabaya

1.        Datangi pihak perpustakaan yang berada di dekat pintu masuk perpustakaan. Beritahu pihak perpustakaan tentang kegiatan anda.

Catatan:

    Perpustakaan berda di lantai 1 belakang lift. Biasanya yang ditanyakan adalah nama kegiatan anda, organisasi yang mengadakan kegiatan itu, pembicaranya siapa, jam dan tanggalnya, dan berapa orang yang mengikuti kegiatan ini.

2.       Setelah semua itu pihak perpustakaan akan menawari anda apakah mau dipublikasikan juga, bila iya pihak perpustakaan akan mempublikasikannya di internal kampus atau external kampus bahkan keduanya. Tergantung dari acara anda sendiri. Tetapi bila ini terjadi anda masih diperbolehkan untuk mempublikasikan acara anda sendiri atau bisa meminta bantuan humas STIKOM untuk mempublikasikan acara anda

B.      Tata Cara Dispensasi

1.       Form dispensasi bisa didapatkan di kemahasiswaan, yaitu berada di lantai 1 dekat lift.

2.       Setelah didapatkan isi form dispensasi

Catatan :

Form dispen harus di isi dengan nama lengkap anda, nim anda, mata kuliah yang bertabrakan dengan acara yang anda lakukan, jam kuliahnya, tanggalnya. Ingat mata kuliah yang di dispensasi  adalah mata kuliah yang pada hari itu jamnya bertabrakan dengan kegiatan anda. Dan form dispensasi disarankan hanya diberikan kepada panitia kegiatan atau pada peserta bila kegiatan itu wajib di ikuti. Misalnya kegiatan outbond di luar.

3.       Setealah di isi berikan form dispensasi anda ke PIC kegiatan anda agar di tanda tangani.

4.       Kemudian berikan form dispensasi ke pihak kemahasiswaan untuk di ACC.

5.       Kemudian berikan form dispensasi ke pihak AAK untuk dip roses lebih lanjut.

   

Catatan :

    Ketika anda mendapatkan dispensasi artinya ketidak masukan anda pada kuliah yang bertbrakan dengan acara anda akan tetap di anggap hadir. Dan sebaiknya kepengurusan dispensasi dilakukan sebelum UAS atau sebaiknya selambat- lambatnya H+7 setelah kegiatan anda.

C.       Tata Cara Peminjaman Barang dan Ruang (AU)

1)         Ambil Form AU bisa di dapatkan di Administrasi Umum yang berada di lantai 2 gedung biru.

          Catatan:

          Sebelum mengambil tanyakan dulu apakah tanggal kegiatan anda ruangan yang anda butuhkan kosong apa tidak, bila iya ambil form AU.

2)         Bila sudah di ambil isi form itu dengan kegiatan anda yang berada dimana, mulai jam berapa, selesai jam berapa, tanggalnya, dan benda apa saja yang dibutuhkan  kemudian tanda tangani.

3)         Setelah di isi berikan ke pihak ke pihak kemahasiswaan untuk di ACC.

          Catatan :

          Sebelum diberikan kepihak kemahasiswaan sebaiknya tanyakan ke pihak AU apakah semua barang itu tersedia dan bila ia baru berikan ke pihak kemahasiswaan. Dan bila anda ingin mendesain ruangan kegiatan di sarankan anda bicarakan dulu dengan PU yang bersangkutan. Utuk peminjaman mobil anda akan di suruh ke Pak Budianto untuk meng cross chek apakah kendaraannya ada apa tidak.

4)         Setelah itu kembali ke lantai 2 untuk di ACC oleh pihak AU.

5)         Bila sudah foto kopi formnya dan berikan ke kemahasiswaan, AU, bagian Panel, PU yang bersangkutan.

          Catatan :

          PU yang bersangkutan adalah PU lantai tempat acara anda dilaksanakan. Bagian Panel ruangnya berada di lantai 1 samping kamar mandi cewek. Bila di lantai 6 berikan kepada pengurus Lab lanatai 6. Dan bila meminjam kelas anda juga harus memberikannya ke petugas AAK.  Bila acaranya outdoor berikan juga ke satpam depan. Ingat yang diberikan hanya fotokopi anda membawa yang asli.

          Untuk meminjam benda ke suatu prodi anda tidak perlu melewati AU cukup membuat surat peminjaman yang di tanda tangani oleh Kaprodi tempat anda meminjam barang, dan juga ada tanda tangan dari ketua acara atau coordinator perlengkapan, dan bila kaprodinya meminta anda juga harus meminta tanda tangan dari Kepala Bagian Kemahasiswaan dan Alumi. Ingat semua proses ini lakukan jauh- jauh hari dari acara anda.

D.     Tata Cara Pelaporan Kehilangan Barang

1.         Pertama cari tahu dimana barang anda hilang bila hilang di kampus, datangi UPT yang bersangkutan apakah menemukan barang anda apa tidak

2.         Bila tidak datangi pihak kemahasiswaan untuk meminta form kehilangan barang

3.         Kemudian isi form tersebut dan pihak kemahasiswaan akan memprosesnya dengan cara memberikan pengumuman di madding.

          Catatan :

          Disarankan setelah ini memberiakan publikasi sendiri agar proses pencarian lebih cepat

4.         Setelah itu tunggu dan berdoalah agar barang anda kembali. Bila kembali pihak kemahasiswaan akan menghubungi anda.

E.      Tata Cara Peminjaman Barang Kemahasiswaan

1.         Datangi pihak kemahasiswaan dan beritahun maksud anda.

2.         kemudian pihak kemahasiswaan akan memberikan form untuk di isi, jadi isilah form tersebut.

3.         Setealah di isi ambil barangnya dan jaga sampai acara anda selesai dan juga periksa apakah barangnya berfungsi.

4.         Pada saat mengembalikan anda akan di suruh untuk mengisi formnya lagi untuk bukti barang telah kembali.

F.       Tata Cara Proses di AAK

1.       Proses Perwalian.

a.         Masuk ke perwalian.stikom.edu.

b.         Kemudian pilih MK yang anda pilih setelah dipilih klik accept dan keluar dari situs.

c.Setelah itu datangi dosen wali anda untuk di approve MK pilihan anda. Bila tidak di approve proses kembali ke awal.

d.         Setealah itu langsung ke AAK untuk meminta printnya. Bila AAK tidak mau silahkan print sendiri

e.         Setelah itu menuju ke dosen wali untuk di tanda tanganin dan anda juga harus tanda tangan.

2.       Proses pengambilan SP.

a.      Transfer sejumlah uang yang di perlukan ke rekening STIKOM SURABAYA.

b.      kemudian berikan buktinya ke pihak keuangan untuk diproses

c.       Setelah di proses masuk  ke siis.stikom.edu untuk memilih MK pilih menu lain-lain.

d.      Setelah dipilih langsung menuju ke AAK untuk meminta print MK apa yang dipilih dengan cara memberikan KTM anda

e.      Setelah di print tanda tangani suratnya dan anda juga minta tanda tangan dari petugas terkait.

3.       Proses Meminta Transkip Nilai, IPK Semester Dulu, MK yang dipilih, dan Surat Keterangan Mahasiswa Aktif

a.         Masuk ke siis.stikom.edu

b.         Pilih menu lain-lain

c.          Kemudian klik apa yang anda butuhkan.

d.         Setelah itu tunggu selama 2 hari kemudia menuju ke AAK untuk memint printnya

4.       Proses Pengumpulan Tugas Kuliah

a.         Datangi AAK kemudian ungkapkan maksud anda.

b.         Kemudian isi BAK dengan menyertakan tugas anda.

5.       Proses Absensi

a.         Caranya sama seperti proses pengumpulan tugas.

G.      Proses di Keuangan

1.         Proses pembayaran

a.         Transfer ke rekenging STIKOM untuk pembyaran BOP, BP, SP, dll.

b.         Berikan bukti pembayaran ke petugas keuangan.

          Catatan :

          Untuk yang mengalami debet otomatis tida perlu melakuakan proses ini. Ingat debet otomatis hanya dilakukan 2 kali untuk tunggakan suatu bulan bila pendebetan yang pertama gagal, bila yang kedua gagal tidak ada pendebetan yang ketiga. Jadi harus di lakukan secara manual.

2.         Proses Penghentian Debet Otomatis

          Datangi pihak keuangan dan katakan maksud anda.

3.         Proses Pelaporan rekening baru

          Sama seperti proses nomer 2.

H.     Proses di Perpustakaan

1.       Proses Peminjaman Buku .

a.         Ambil buku yang anda butuhkan .

b.         Scan barcode KTM anda di meja barcode.

c.          Kemudian scan barcode buku yang anda pinjam.

d.         Scan lagi KTM anda .

e.         Isi lembar kertas di buku yang anda pinjam dengan NIM dan nama anda .

f.          Kemudian berikan buku dan KTM dengan petugas yang bersangkutan.

2.       Prose pengembalian buku.

Berikan buku kepada petugas yang bersangkutan.

I.        AAK

3 hal yang penting untuk mahasiswa

-          Buku pedoman akademik

-          Kalender Akademik

-          SIIS ( Student Integrated Information System )

AAK berada di lantai 2 gedung merah STIKOM Surabaya

Rekan-rekan AAK:

a.        Khoirul                                     : Presensi mahasiswa, dispensasi

b.        Tasya                                       : Kehadiran dosen

c.        Ali & Sapta                              : Registrasi surat-surat ( transkip, aktif )

d.        Diana                                       : Ujian, Soal, Nilai

e.        Netti                                        : Ijazah, Yudisium, Laporan kopetis

f.         Vivine                                      : Semua

Proses AAK secara global :

a.        Registrasi dan her-registrasI (KRS )

b.        Perwalian

c.        Perkuliahan

d.        Ujian

e.        Semester pendek

f.         Yudisium ( KHS )

g.        Tutup Semester

Untuk mengupdate status mahasiswa harus melakukan daftar ulang. Apabila 2x tidak mengikuti registrasi, akan terkena DO secara otomatis. Semester 1 dan 2 itu adalah paket. Mulai semester 2, apabila IPS > 2 maka boleh menambah SKS. Pembatalan KRS max minggu ke 4 setelah perwalian sesuai dengan persetujuan dosen wali.

Pasca Perwalian ( minggu 1 ) :

~         Jika mata kuliah dibatalkan oleh prodi.

~         Boleh mengganti ( sesuai jadwal ).

Pembatalan KRS ( minggu ke 4 ) :

~         Hapus mata kuliah         terlalu berat (Status baru)

~         Ketidakhadiran melebihi 25% dari jumlah pertemuan

~         Lewat SIIS               cetak KRS di AAK

Cara pembayaran dan sanksi keterlambatan :

a.        Semua pembayaran BP dan atau BOP dilakukan melalui pendebatan otomatis pada rekening mahasiswa di bank yang ditunjuk oleh STIKOM Surabaya dengan jadwal yang diatur dalam ketetapan tersendiri.

b.        Keterlambatan pembayaran BP dan atau BOP dikenakan sanksi yang berlaku, yaitu :

·         Tidak dapat menempuh UTS dan UAS

·         Dikenakan denda sebagai berikut :

Jumlah hari keterlambatan	% Denda
1 s.d 30	5 %
31 s.d 90	10%
>90	15%

·         j. DEMA (Dewan Mahasiswa)

Visi dan Misi DEMA

Ø Visi

Menciptakan dan meningkatkan CINTA akan almamater dengan RASA yang berbeda.

Ø Misi

~         Meningkatkan prestasi mahasiswa STIKOM Surabaya baik di bidang akademik maupun non akademik.

~         Memberikan pencitraan positif terhadap mahasiswa STIKOM Surabaya.

Fungsi DEMA :

~         Untuk menjaring, menampung dan menyaring serta mengemas aspirasi mahasiswa dalam lingkungan STIKOM Surabaya.

~         Pengawasan bagi pelaksanaan proker SEMA.

~         Berintegrasi dengan HIMA prodi.

Tujuan DEMA :

~         Mahasiswa dapat berperan akibat dalam perkembangan dan kemajuan kampus STIKOM.

~         Mahasiswa STIKOM memiliki daya saing dengan mahasiswa-mahasiswa dari perguruan tinggi lain.

k.        SEMA (Senat Mahasiswa)

Ø  VISI

Menigkatkan potensi dan kualitas mahasiswa STIKOM melalui UKM dengan tujuan menjadikan mahasiswa STIKOM Surabaya aktif dan unggul dalam kegiatan berorganisasi serta mempunyai mental bersaing yang tinggi dan mampu menjalin relasi yang lebih baik.

Ø  MISI

~         Meningkatkankegiatan mahasiswa yang lebih kreatif dan inovatif khususnya UKM, agar mahasiswa dapat berperan aktif dalam organisasi.

~         Mengikutsertakan seluruh UKM yang ada di STIKOM Surabaya untuk berpartisipasi dalam kompetisi di luar kampus.

~         Memonitoring perkembangan setiap UKM.

~         Mengadakan forum aspirasi untuk melakukan evaluasi kerja dan kegiatan pada tiap UKM.

~         Membatu menyelesaikan permasalahan yang ada di UKM dengan rasa kekeluargaan.

                         

l.         Kemahasiswaan

Visi

“ meningkatkan  soft skill mahasiswa menuju STIMIK STIKOM Surabaya yang berkualitas , unggul, dan terkenal “

Misi

“ memberikan pembinaan dan pelayanan kepada mahasiswa untuk mewujudkan atribut soft skill yang sesuai dengan nilai dan budaya STIMIK SIKOM Surabaya “

Tujuan

Meningkatkan kesejahteraan mahasiswa melalui peningkatan layanan pada aktivitas Kemahasiswaan dan ormawa baik kesejahteraan materil maupun non materil

Peningkatan soft skill mahasiswa melalui aktifitas non akademik yang terencana seperti kegiatan OKK, PERISAN, dan pelatihan life skill .

Personel dibagian kemahasiswaan

-          Kepala bagian                         : Nurhesti Esa Dwirini, AP

-          Sie. Administrasi    : Ditya Martiningtyas, A.Md

-          Sie penalaran Mahasiswa      : Linda Winda Sudarti, S.SI

-          Sie. Bakat minat mahasiswa : M. Al Hafidz

SSKM kepanjangan dari standar soft skill kegiatan mahasiswa adalah angka satuan untuk menlai seluruh kegiatan prestasi mahasiswa dan kemajuan di bidang non akademik, baik kegiatan dalam maupun luar kampus.

Dihitung memperoleh poin SSKM apabila :

-          Mahasiswa murni ( tidak bekerja ) dalam

1.Kegiatan di kampus dalam kegiatan UKM maupun non UKM

2.Kegiatan di luar kampus juga dihitung mendapatkan nilai SSKM

-          Mahasiswa murni ( bekerja)

1.Kegiatan dikampus dalam kegiatan UKM dan Non UKN

2.Kegiatan di luar kampus dalam lingkungan pekerjaan, dalam organisasi masyarakat, kepemudaan, dll.

m.      KOPMA

Menyediakan beberapa barang kebutuhan mahasiswa, misalnya alat-alat tulis, buku paket, fotocopy, makanan kecil, kafe, wartel dan sebagainya. Kopma ini memiliki badan hukum dan dalam kepengurusannya dikelola oleh mahasiswa ada dalam bimbingan dan pembinaan bagian Kemahasiswaan. Koperasi mahasiswa ini juga mengemban tugas untuk mengenal dan menumbuhkembangkan jiwa wiraswasta atau interprenuership.

Visi

“ menjadi organisasi yang bermanfaat bagi anggota melalui kegiatan kegiatan bersifat enterpreneurship yang menjunjung tinggi asas kekeluargaan dan selalu berperan aktif di STIKOM Surabaya “

Misi

“ meningkatkan pendapatan dari usaha yang dimiliki KOPMA “

“ mengembangkan sumber daya anggota koperasi mahasiswa yang terampil, kreatif, mandiri, dan berjiwa enterpreneurship dan leadership “

“ mengembangkan hubungan keluar dengan koperasi mahasiswa maupun badan usaha lain “